In den meisten Einrichtungen fällt die Entscheidung über den Fototermin spät und unter Zeitdruck. Irgendwann im Frühjahr merkt jemand, dass die Bilder bald gebraucht werden, dann wird schnell jemand angerufen, und am Ende passt der Termin weder zum Ferienkalender noch zum Tagesablauf.
Dabei liegt der beste Zeitpunkt für die Planung jetzt – im Herbst, wenn der Jahresplan für das kommende Jahr ohnehin auf dem Tisch liegt.
Ich bin Heike und fotografiere seit über zwanzig Jahren in Kitas und Schulen in Ronneburg, Gera, Altenburg und im übrigen Ostthüringen. Dieser Text ist für Leitungen, Erzieherinnen und Elternvertretungen gedacht, die den Termin organisieren müssen.
Für Termine im Frühjahr meldet ihr euch am besten im Herbst, für Termine im Herbst im Frühjahr. Das klingt nach viel Vorlauf, hat aber einen praktischen Grund: Die passenden Tage sind begrenzt.
Gute Fototage liegen außerhalb der Ferien, nicht direkt vor oder nach einem Feiertag, nicht in der Woche eines Einrichtungsfestes und möglichst nicht im tiefsten Winter, wenn Außenaufnahmen ausfallen und die halbe Gruppe krank ist. Wenn man all das abzieht, bleiben pro Halbjahr überraschend wenige Wochen übrig – und in denen wollen alle Einrichtungen gleichzeitig.
Der Punkt, an dem es am häufigsten klemmt, und der einzige, der wirklich unangenehm werden kann. Ohne gültige Einwilligung der Sorgeberechtigten darf kein Kind fotografiert werden – und eine pauschale Einwilligung aus dem Aufnahmevertrag reicht in der Regel nicht aus.
Plant dafür genug Zeit ein. Zwei Wochen Rücklauf sind realistisch, und es wird immer Eltern geben, die erst nach der dritten Erinnerung unterschreiben. Ich habe die rechtlichen Grundlagen dazu ausführlich im Beitrag zur DSGVO-Einwilligung bei Kita- und Schulfotos aufgeschrieben, inklusive der Punkte, die eine Einwilligung enthalten muss.
Klärt vorher, was ihr überhaupt braucht: Einzelbilder, Gruppenbilder, Geschwisterbilder, Bilder vom Team. Und ob Kinder, die nicht fotografiert werden dürfen, bei der Gruppenaufnahme danebenstehen oder in dieser Zeit etwas anderes machen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, entscheidet am Fototag aber darüber, ob es ruhig bleibt.
Ich brauche nicht viel: eine Ecke mit etwas Platz, idealerweise mit Tageslicht, und eine Steckdose. Was nicht funktioniert, ist der Durchgangsflur – dort läuft ständig jemand durchs Bild, und Kinder sind abgelenkt.
Ich komme früher, baue auf, bevor die ersten Kinder kommen, und fange dann gruppenweise an. Die Kinder kommen in kleinen Grüppchen, das nimmt die Anspannung – allein vor eine Kamera gestellt zu werden, ist für Vierjährige etwas anderes als mit zwei Freunden zusammen hereinzukommen.
Pro Kind dauert es wenige Minuten. Ich arbeite ohne Kommandos und ohne „jetzt mal lächeln“. Wenn ein Kind nicht möchte, versuche ich es später noch einmal, und wenn es dann immer noch nicht möchte, war es das. Ein weinendes Kind zu fotografieren bringt niemandem etwas.
Was mir die Arbeit sehr erleichtert: eine Person aus dem Team, die beim Holen und Bringen hilft und die Kinder kennt. Das spart am Ende mehr Zeit als alles andere.
Ich sortiere durch, bearbeite die Bilder und stelle sie bereit. Die Eltern bekommen Zugang zu einer geschützten Galerie und bestellen selbst, direkt bei mir – die Einrichtung muss kein Geld einsammeln, keine Umschläge verteilen und nicht in Vorleistung gehen.
Das ist ein Punkt, den ich hier bewusst erwähne, weil es auch anders gehandhabt wird: Bei manchen Anbietern bekommt die Einrichtung Fotopakete geliefert, die Eltern entscheiden erst danach, ob sie kaufen, und das Team sitzt zwischen den Stühlen. Für mich gehört das nicht zur Arbeit einer Kita.
Nicht an der Ausrüstung, sondern an den Fragen, die gestellt werden. Wer vorab wissen will, wie viele Kinder kommen, wie eure Räume aussehen, wie ihr es mit den Einwilligungen haltet und was ihr euch von den Bildern erhofft, hat das schon öfter gemacht. Wer nur nach Datum und Anzahl fragt, eher nicht.
Fragt außerdem nach, wer die Bilder am Ende speichert und wie lange. Das ist eine DSGVO-Frage, die euch betrifft, nicht nur den Fotografen.
Weitere Kriterien habe ich im Beitrag zur Auswahl eines Kita- und Schulfotografen in Thüringen gesammelt.
Wenn ihr gerade euren Jahresplan macht: Schreibt den Fototag mit hinein, auch ohne festen Anbieter. Ein Platzhalter im Kalender ist leichter zu füllen als eine Lücke, die im März auffällt.
Beispiele meiner Arbeit findet ihr in den Galerien für Kitafotografie und Schulfotografie. Wenn ihr Termine für 2027 abstimmen möchtet, schreibt mir einfach über das Kontaktformular – dann schauen wir gemeinsam, was in euren Ablauf passt.
Was euch hier erwartet: Ratgeber rund um Hochzeits-, Kita-, Schul- und Familienfotografie, ehrliche Einblicke aus dem Studio und Tipps für euer eigenes Shooting in Ostthüringen.
