Es gibt einen Punkt, an dem jedes Gespräch mit einer Kita-Leitung oder einem Schulsekretariat ins Stocken gerät: die Einwilligung. Wer darf wen fotografieren, wer darf was unterschreiben, wie lange dürfen die Bilder gespeichert werden, was passiert mit dem Kind, dessen Eltern getrennt sind und sich uneinig sind? Diese Fragen sind nicht akademisch — sie entscheiden am Foto-Tag, ob ein Kind vor die Kamera kommt oder nicht.
Dieser Beitrag fasst zusammen, was Einrichtungen in Ostthüringen 2026 zur DSGVO und zum Recht am eigenen Bild wissen sollten, wenn sie einen Foto-Termin planen. Er ersetzt keine juristische Beratung, aber er gibt euch eine Checkliste, mit der das Sekretariat oder die Kita-Leitung den Foto-Tag rechtssicher organisieren kann. Geschrieben aus der Praxis, in der ich seit zwanzig Jahren Kitas, Krippen und Schulen fotografiere.
Ein Foto eines Kindes ist personenbezogenes Datum im Sinne der DSGVO. Das Recht am eigenen Bild ergibt sich zusätzlich aus dem Kunsturhebergesetz (KUG). In der Praxis heißt das: Ohne wirksame Einwilligung der Erziehungsberechtigten dürfen Bilder weder aufgenommen, noch gespeichert, noch weitergegeben werden — auch nicht innerhalb der eigenen Einrichtung.
Wirksam ist eine Einwilligung nach Art. 7 DSGVO nur, wenn sie freiwillig, informiert, eindeutig, schriftlich und für einen klar abgegrenzten Zweck erteilt wurde. Pauschale „Wir dürfen ihr Kind fotografieren"-Klauseln aus dem Aufnahmevertrag reichen für den jährlichen Foto-Termin nicht.
Damit eine Einwilligung wirklich rechtssicher ist, gehören sechs Punkte in das Formular, das ihr den Eltern in die Hand drückt:
Voller Name und Anschrift des Fotografen oder des Fotostudios, das den Termin durchführt. Bei mir steht hier: Fotoeck Ronneburg, Heike Hartmann, mit voller Adresse. Eltern müssen wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.
Das ist der wichtigste und am häufigsten zu schwammig formulierte Punkt. „Für interne Zwecke" reicht nicht. Konkret heißt das: Einzelporträts gehen ausschließlich in eine private, passwortgeschützte Online-Galerie, die nur die jeweilige Familie sehen kann. Das Klassen- oder Gruppenfoto sehen alle Familien dieser Klasse / Gruppe. Auf der Website, in Social Media oder in Werbematerialien der Einrichtung oder des Fotografen erscheint nichts ohne eine separate, zusätzliche Einwilligung.
Eltern müssen einzeln ankreuzen können, ob ihr Kind allein, in der Gruppe, mit Geschwistern aus der gleichen Einrichtung oder gar nicht fotografiert wird. Eine globale Ja/Nein-Frage ist nicht ausreichend differenziert — gerade bei Geschwister-Bildern brauchen beide Elternseiten (bei getrennt lebenden Eltern) ihre Zustimmung.
Bei mir gilt: Rohdaten werden nach Abschluss der Bestellungen (in der Regel drei Monate nach Galerieversand) gelöscht. Bestellte Bilder bleiben für die Eltern als digitales Archiv weitere zwölf Monate online verfügbar — danach Löschung. Diese Fristen kommuniziert ihr ehrlich an die Eltern.
Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, mit Wirkung für die Zukunft. Im Formular muss stehen, an wen sich Eltern dafür wenden — eine E-Mail-Adresse genügt. Bei bereits ausgelieferten oder verkauften Bildern ist ein Widerruf praktisch nur eingeschränkt umsetzbar, das müsst ihr transparent benennen.
Bei verheirateten oder zusammenlebenden Eltern reicht in der Regel eine Unterschrift mit dem Vermerk „auch im Namen des zweiten Erziehungsberechtigten". Bei getrennt lebenden Eltern mit gemeinsamem Sorgerecht braucht es beide Unterschriften — keine Ausnahmen. Das ist der häufigste Streitpunkt am Foto-Tag.
Wenn ein Elternteil unterschreibt und der andere widerspricht, fotografiere ich das Kind nicht. Punkt. Auch wenn das Kind selbst gerne möchte, auch wenn die Klassenleitung das schade findet. Ein gemeinsam ausgeübtes Sorgerecht heißt: beide oder keiner. Die Einrichtung sollte vorab klären, in welchen Familien dieser Fall vorliegt — wir bereiten dann ein gesondertes Gespräch vor.
Bei Pflegefamilien unterschreibt grundsätzlich der Pflegeelternteil mit gerichtlich bestätigtem Aufenthaltsbestimmungsrecht — nicht automatisch beide. Bei akuten Inobhutnahmen ist das Jugendamt einwilligungspflichtig. Die Einrichtung weiß meistens, welche Kinder das betrifft; ich frage diese Fälle vor dem Termin separat ab.
Das ist der häufigste Praxisfall in der Schule. Klassisches Vorgehen: Das Kind wird auf dem Klassenfoto nicht abgebildet, also entweder am Rand außerhalb des Ausschnitts platziert oder im Nachgang nicht freigegeben. Eine „Wir retouchieren das Kind raus"-Lösung lehnen wir ab — das verletzt die Würde des Kindes. Besser: ein leerer Platz, der zeigt, dass das Kind dabei war, aber nicht abgebildet werden wollte.
Wenn Geschwister in derselben Einrichtung sind, aber unterschiedliche Klassen oder Gruppen besuchen, muss die Einwilligung das explizit erlauben. Eine Einwilligung nur für die eigene Klasse genügt nicht. Im Formular gibt es bei mir deshalb ein eigenes Häkchen „Geschwister-Foto innerhalb der Einrichtung erlaubt".
Verteilung der Einwilligungs-Erklärung an alle Familien. Mit mindestens zwei Wochen Rücklauffrist — sonst gibt es am Foto-Tag das berüchtigte „Wir haben das Formular vergessen"-Chaos.
Klassen- oder Gruppenliste fertigstellen, in der pro Kind dokumentiert ist: Einzelfoto ja/nein, Gruppenfoto ja/nein, Geschwister-Foto ja/nein. Diese Liste bekommt der Fotograf am Foto-Tag in die Hand — sie ist die einzige Wahrheit. Mündliche Zurufe am Tag selbst zählen nicht.
Die Klassen- oder Gruppenleitung begleitet die Kinder zum Set. Sie prüft pro Kind nochmal die Liste und sagt mir, was vereinbart ist. Das ist nicht Mistrauen, sondern Routine — und es schützt euch als Einrichtung im Streitfall.
Aufbewahrung der unterschriebenen Erklärungen für mindestens drei Jahre (Verjährungsfrist für eventuelle Widersprüche). Bei uns laufen alle Bilder ausschließlich über private, passwortgeschützte Galerien an die Familien — die Einrichtung sieht nur das Klassenfoto, nicht die Einzelporträts anderer Kinder.
Ich arbeite seit zwanzig Jahren mit Einrichtungen zusammen, und ich habe in dieser Zeit einen Grundsatz nicht verhandelbar gehalten: Kein Bild ohne Einwilligung. Ich kenne Kollegen, die mit „im Zweifel fotografieren wir, die Eltern werden sich schon nicht beschweren" arbeiten — bei uns nicht. Das schützt die Familien, schützt die Einrichtung, und schützt mich selbst. Ein einziger Streitfall vor dem Datenschutzbeauftragten kann eine Einrichtung schnell ins Spielen kommen lassen, die niemand will.
Die Online-Galerien, in denen die Eltern später ihre Bilder ansehen und bestellen, sind passwortgeschützt, von Suchmaschinen ausgeschlossen und für jede Familie individuell. Kein Eltern-Account sieht die Bilder eines anderen Kindes. Das ist nicht „nice to have", sondern technische Mindestanforderung an einen DSGVO-konformen Foto-Workflow in Bildungseinrichtungen.
Wenn ihr für eure Kita oder Schule ein Muster-Formular braucht, das die oben genannten sechs Punkte sauber abdeckt, schreibt mir kurz über das Kontaktformular. Ich schicke euch unsere Vorlage als bearbeitbare Datei zu — angepasst auf Ostthüringer Einrichtungen, mit Platz für euer Logo und eure Datenschutzbeauftragten-Kontaktdaten.
Wer wissen will, wie der eigentliche Foto-Tag bei uns abläuft, findet die Details in den Beiträgen So läuft euer Kita-Fotoshooting in Ostthüringen ab und So läuft euer Schulfototermin in Ostthüringen ab. Beispielbilder zeige ich auf den Seiten Kitafotografie und Schulfotografie.
Wenn eure Einrichtung 2026 einen Foto-Termin plant und ihr sicher gehen wollt, dass der Datenschutz-Teil sauber sitzt, telefonieren wir vor der ersten Verteilung der Eltern-Briefe einmal kurz miteinander. Zwanzig Minuten reichen, und ihr habt danach Klarheit über alle sechs Punkte oben — und wisst, was bei euch konkret in das Formular gehört.
Was euch hier erwartet: Ratgeber rund um Hochzeits-, Kita-, Schul- und Familienfotografie, ehrliche Einblicke aus dem Studio und Tipps für euer eigenes Shooting in Ostthüringen.
